Zuerst definierst du, was Purchase-to-Pay in deinem Unternehmen leisten soll. Du beschreibst in einfachen Worten den Weg vom erkannten Bedarf bis zur bezahlten Rechnung. Du hältst fest, wer am Anfang einen Bedarf anmeldet, wer Bestellungen freigibt, wie Ware oder Dienstleistung bestätigt wird und wann eine Rechnung als korrekt gilt. Du notierst, welche Ergebnisse am Ende sichtbar sein müssen, etwa gebuchte Belege, klare Kontierung oder saubere Zuordnung zu Budgets. Danach skizzierst du grob die wichtigsten Schritte auf einem Blatt Papier oder Whiteboard. Du malst Kästen für Bedarf, Bestellung, Wareneingang, Rechnungseingang, Prüfung und Zahlung. Zwischen die Kästen schreibst du, welche Information jeweils übergeht, zum Beispiel Bestellnummer, Lieferant, Betrag, Kostenstelle. Ziel ist kein schönes Diagramm, sondern ein gemeinsames Verständnis des Kernablaufs.

Im nächsten Schritt unterscheidest du bewusst zwischen Standardfällen und Sonderfällen. Du gehst deinen groben Ablauf durch und fragst bei jedem Schritt, welche Varianten vorkommen. Beispiel: Bestellung mit Rahmenvertrag, Bestellung ohne Vertrag, Dienstleistung mit Abnahmeprotokoll, Rechnung ohne Bestellbezug. Du schreibst diese Varianten in einer einfachen Liste auf und markierst, welche davon häufig sind und welche selten. Anschließend betrachtest du typische Sonderwege. Du fragst, wann E-Mails mit Excel-Anhängen genutzt werden, wann Freigaben außerhalb des definierten Wegs laufen oder wann Rechnungen direkt in der Finanzbuchhaltung landen. Du hältst die Auslöser fest, zum Beispiel Zeitdruck, fehlende Stammdaten oder unklare Zuständigkeiten. So erkennst du, wo dein theoretischer Prozess vom gelebten Alltag abweicht und wo spätere Automatisierung ins Leere laufen würde.

Jetzt machst du Regeln explizit, die heute oft nur in Köpfen existieren. Du nimmst dir nacheinander zentrale Entscheidungen im Prozess vor, etwa Bedarf genehmigen, Bestellung freigeben, Rechnung sachlich prüfen oder Preisabweichung beurteilen. Für jede Entscheidung formulierst du in Alltagssprache, nach welchen Kriterien sie getroffen wird. Beispiel: Bedarf über einem bestimmten Betrag braucht eine zweite Freigabe, bestimmte Warengruppen benötigen eine Fachfreigabe, Preisabweichungen bis zu einem Prozentwert gelten als tolerierbar. Du prüfst, ob diese Regeln vollständig und widerspruchsfrei sind und ob sie für alle Beteiligten verständlich wären, wenn sie schriftlich vorliegen. Dann bewertest du, welche Regeln stabil genug sind, um später automatisiert zu werden, und wo bewusste Ermessensspielräume bleiben müssen. So legst du die Grundlage, um Entscheidungen später transparent in Systeme zu überführen, ohne Überraschungen im Alltag zu erzeugen.

Im letzten Schritt prüfst du, ob die Datenbasis für deinen Zielprozess ausreicht. Du gehst jeden Prozessschritt durch und notierst, welche Datenfelder dort benötigt werden, zum Beispiel Lieferantenstammdaten, Bestellpositionen, Wareneingänge, Kontierung oder Zahlungsbedingungen. Du hältst fest, woher diese Daten kommen, in welchen Systemen sie heute gepflegt werden und wie oft Fehler auftreten. Danach identifizierst du Lücken, etwa fehlende Pflichtfelder, uneinheitliche Bezeichnungen oder manuelle Ergänzungen in Tabellen. Du bewertest, welche dieser Lücken zuerst geschlossen werden müssen, bevor Automatisierung stabil laufen kann. Anschließend leitest du einfache Kennzahlen ab, zum Beispiel Anteil Rechnungen mit Bestellbezug oder Anteil Belege mit vollständiger Kontierung bei Erfassung. Du definierst, wie du diese Kennzahlen künftig misst. Damit kannst du später beurteilen, ob dein neu gestalteter Purchase-to-Pay-Prozess im Alltag wirklich funktioniert. Ergebnisse können variieren, je nach Datenqualität und Disziplin in der Pflege.